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“相约北京—2008”催生重大活动运作新模式 |
2009-05-20 |
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9月19日，随着“相约北京—2008”奥运文化活动闭幕晚会成功举行，奥运重大文化活动圆满落下帷幕。“相约北京—2008”奥运文化活动是文化部根据国务院统一部署，为配合北京奥运会组织举办的国际文化交流盛会。“相约北京—2008”奥运文化活动从今年3月开始预热，5月12日举行启动仪式，6月23日正式开幕，至9月19日活动闭幕，时间跨度达6个多月，覆盖了奥运会所有重要时间节点。活动期间，共引进80多个国家和地区的110个国际艺术团体，近万名艺术家参与其中，观众规模超过300万人次。
“相约北京—2008”奥运文化活动是新中国成立以来规模最大的国际文化交流活动，无论在策划、实施还是运作方式上，都对组织者提出了更高的要求。它的成功为日后举办大型活动积累了宝贵经验，也探索了新型的运作模式，具有重要的借鉴意义和参照价值。
组织举办的经验
奥运文化活动在策划和实施方面，主要有四方面经验：
首先，精心设计了投放节奏。奥运文化活动在策划之初，组织者曾对悉尼和雅典奥运会的经验进行过考察。与雅典长达4年的文化活动举办周期不同，此次奥运文化活动的大部分项目是在奥运前后的3个月内集中推出，从而更易形成宏大的活动声势，更有利于奥运节日氛围的营造。 tujian.org
其次，较好把握了量与质的关系。作为一次大型的交流盛会，奥运文化活动必须确保一定的规模。在数百项活动内容中，着重打造的是一批高水平的亮点项目，在宣传、场馆和时间段上都给予了优先安排和重点保证，从而使整体活动始终围绕几大重点有序开展，实现了多而不乱、亮点纷呈。
再次，格外注重宣传推广。奥运文化活动在策划阶段就将宣传列入整体目标，聘请专业人员认真研究目标受众，精心制定了多级宣传方案。活动综合采用了多种宣传形式，充分利用网络、手机等新兴媒体，形成了多层次、立体化的传播格局，使观众感到文化气息无处不在、文化活动高潮迭起。
最后，灵活应对突发情况。奥运期间国内外形势异常复杂。奥运文化活动根据形势的变化，及时制定了应急预案、调整了宣传节奏、推出了赈灾义演等活动，体现出高度的灵活性和大局意识，确保了活动顺利推进。
运作模式的启示
面对繁多的项目、复杂的情况和浩繁的筹办工作，“相约北京—2008”奥运文化活动之所以能够有效地组织起来并获得巨大成功，主要在于找到了一种适合自身情况的新型运作模式。它主要有五大特点：
第一，主办与承办分开。此次奥运文化活动采取了主办与承办相分离的运作方式。文化部作为主办单位，委托中国对外文化集团公司具体承办。主办单位通过设目标、定标准、提要求，对活动进行整体把握；不仅提供资金补贴、政策支持和协调保障，同时也对活动进行评估和监督。而承办单位则根据这些要求，负责具体的策划和实施，努力实现主办方的意图。这样，一方面可以使政府抓大放小，通过政策引导实现宏观管理；另一方面，也充分发挥了企业的市场经验，调动了其专业化的管理运作能力，从而使筹办工作真正做到了机制合理、分工明确、运转高效。“相约北京”联欢活动8年8届的历史积累，省去了另起炉灶的成本，大大降低了组织运作难度。主办与承办相分离，也是国际化的运作模式。按照文化体制改革的要求，政府的角色定位正在逐渐转换，一些重要的文化项目今后将更多地依靠社会力量。管、办分开体现了政府职能的转变，符合改革的方向和未来的发展趋势。 中华人民共和国图鉴社
第二，国家财政支持。国家财政的支持是奥运文化活动成功的基础。没有财政的支持，不仅无法实现奥运公益文化理念，而且活动的筹组和推进也将困难重重。国家财政的支持为承办单位减轻了资金压力，提供了成本保障，使其可以高质量地完成各个项目。而另一方面，承办单位在获得财政支持的同时，也不可回避地引入了外部监督机制，使奥运文化活动的资金使用效率和项目成果经得起历史的检验。国家财政支持不仅体现在承办方自主策划项目上，对优秀的社会项目也给予一定的补贴，从而达到通过经济手段实现政策导向的目的，进一步丰富了政府的管理手段。
第三，整合社会项目。此次奥运文化活动在运作上的一大特色，是有效挖掘民间资源，整合优秀社会项目。不仅免费授予社会纳入项目“相约北京—2008”名称和标志的使用权，而且还对其中特优者给予补贴，充分调动了社会各界的积极性，体现了奥林匹克的参与精神。一方面，它为自主策划项目提供了有益补充，与之形成互动，使整体内容更丰富、更具层次性。另一方面，通过吸收、纳入进整体框架，在一定程度上规范了全社会的涉奥文化活动，以积极的政策引导，履行了政府的管理职能。
第四，理顺协调机制。正如奥运会的筹办集中了全国的力量，奥运文化活动也是一个协同作战的体系。从文化部各司局，到部外各联系单位和协调小组，众多部门、单位牵扯其中，理顺各种协调机制十分必要。文化部奥运重大文化活动办公室作为一个总的协调机构，充分发挥了它的核心职能，扮演好了协调者的角色。奥文办牵头处理了经费、宣传、交通、安保、票务、礼宾等一系列工作，特别是一些突发情况，从而确保了部内、部外沟通顺畅，各项工作稳步推进。奥文办的设立吸取了文化部外联局此前举办“国家年”文化活动的经验，也充分说明设置临时机构、采用一种模块化的管理组织形态，对大型项目的运作具有实用价值。 内容来自中华人民共和国图鉴社
第五，实现跨部门合作。此次奥运文化活动由文化部联合国家广电总局、北京市政府和奥组委共同主办，在“相约北京”联欢活动传统合作框架的基础上，实现了跨部门合作。各方的鼎力支持，为活动的成功奠定了基础。由于充分借助广电总局和北京市的力量，奥运文化活动在新闻报道方面获得了有关媒体的大力支持，并且免费获得了大量广告10寸段版面。这不仅节约了巨额的宣传投入，而且大大超出了原有预算所能达到的宣传效果。当前，大型活动的运作越来越离不开众多部门的配合，奥运文化活动的成功证明了跨部门合作的巨大价值。（文化部外联局供稿）
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