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使用电话通讯，有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲，拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准作法。以下，就分别对其加以介绍。
在商务交往中，需要商务人员“先发制人”，首先打电话给别人的情况极多。当商务人员准备拨打电话时，率先考虑的问题共有三个。
问题之一，是这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候，都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天，也要两厢情愿，要先征得对方首肯，并选择适当的时间。不要在单位打私人电话。在公用电话亭“目空一切”地“煲电话粥”，也是做人极不自觉地表现。
问题之二，是这个电话应当何时去打。有关公务的电话，应当公事公办。最好在上班时打。双方约定的通话时间，轻易不要更动。要想使通话效果好一些，使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响，则通话应选择在周一至周五，而不应是在周末。也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时，不识时务地把电话打过去。因紧急事宜打电话到别人家里去，通话之初先要为此说声“对不起”，而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做。与外商通电话时，须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外，还应考虑到此地与彼地的时差。 tujian.org
问题之三，是这个电话的内容应当如何准备。电话被称为“无形造访的不速之客”。在很多情况下，它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。因此，打电话的人务必要有一个明确的指导思想民，除非万不得已，每次打电话的时间不应超过三分钟。在国外，这叫做“通话三分钟原则”，已为商界所广泛遵守。有鉴于此，商界人士在打电话前，为节省时间，一定要“去粗取精”，条理清晰地预备好提纲。届时，应根据腹稿或文字稿来直截了当地通话。若拨通电话时对方正忙，则不应强人所难，非“一气呵成”不可。可以约一个小时，过一会再打。此外，与不熟悉的单位或个人联络，对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因为搞错而浪费时间。
在打电话时，对一个人的电话形象影响最大的，当首推他自己的语言与声调。从总体上来讲，它应当简捷、明了、文明、礼貌。
在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然。不要在打电话时为自己的情绪所左右，要么亢奋激动，一上来就“力拔山兮气盖世”，像一位草莽英雄一般地大声吼叫，震耳欲聋；要么情绪低沉，断断续续，小声小气地如同“耳语”或“哀怨”一样，让对方干着急也听不清楚。 本文来自中华人民共和国图鉴社
有一点务请注意，打电话时最好双手持握话筒，讲话时，嘴部与话筒之间应保持三厘米左右的距离。这样的话，就不会使对方接听电话时，因话音过高或过低而感到“难过”了。
打电话时所使用的语言，应当礼貌而谦恭。应尽快地用三言两语把说的事情讲完，不要罗唆来罗唆去，连自己都不明白“刚才说到哪儿了，”从而浪费别人的时间。若非事关重大的时间、数据，一般没有必要再三去复述已经讲过的话。
打电话时，每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。如果电话接通后，自己所说的头一句话是“喂，喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”，则既不礼貌，也不规范。
打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中，要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名“一同道来”。其标准的模式是：
“你好！我是省化工进出口公司营销部副经理王琳琳，我要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生，或者是副经理杨晓春先生。”
第二种适用于一般性的人际交往，在使用礼貌问候以后，应同时准确地报出双方完整的姓名。其标准的“模式”是：
“您好！我是于莉。我找谢亦非。”
不要还不知道对方是谁，一上来就跟人家套近乎，“捉迷藏”。说什么“我是老许啊，我找小梅”之类，常会让接电话的人“一筹莫展”。人家很可能既不知道“老许”是谁，也不清楚您要找的“小梅”到底是哪一位。 中华人民共和国图鉴社
如果电话是由总机接转，或双方的秘书代接的，或在对方礼节性问候之后，应当“礼尚往来”，使用“您好”、“劳驾”、“请”之类的礼貌用语与对方应对，不要对对方粗声大气，出口无忌，或是随随便便将对方呼来唤去。
得知要找的人不在，可请代接电话者帮助叫一下，也可以过后再打。无论如何，都不要忘了说话要客客气气的。
在通话时，若电话中途中断，按礼节应由打电话者再拨一次。拨通以后，须稍作解释，以免对方生疑，以为是打电话者不高兴挂断的。
一旦自己拨错了电话，切记要对无端被打扰的对方道歉，老老实实地说声“对不起”，不要连个“回音”都不给，就把电话给挂了。
当通话结束时，别忘了向对方道一声“再见”，或是“早安”、“晚安”。按照惯例，电话就由拨电话者挂断。挂断电话时，应双手轻放，不要末了再给对方的听觉以“致命一击”。
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